W każdej firmie są każdego dnia przetwarzane i wykorzystywane liczne dokumenty, które powinny być we właściwy sposób przechowywane. Ma to bowiem zasadniczy wpływ na ich bezpieczeństwo oraz sprawny proces zarządzania w całej organizacji. Warto posiadać zarówno tradycyjne metalowe meble w postaci regałów oraz szaf, jak i meble zamykane na klucz, przeznaczone na wyjątkowo ważne papiery. Poszczególne konstrukcje zostaną pokrótce omówione w dalszej części artykułu.
Dzięki posiadaniu odpowiednich mebli archiwizacja wszelkich akt i dokumentów jest bardzo prosta oraz przyjemna. Papiery o najniższym stopniu ważności należy przechowywać w zwykłych segregatorach na regałach stalowych, ewentualnie w drewnianych szafkach i biurkach narożnych. Ciekawym rozwiązaniem są też specjalne szafy kartotekowe z szufladami i przegródkami, które można w dowolny sposób opisywać. W niewielkich pomieszczeniach doskonale sprawdzą się natomiast podwieszane nastawki, montowane bezpośrednio nad biurkami albo niskimi szafami. Stanowią one dodatkową przestrzeń na podręczne dokumenty i w znacznym stopniu ułatwiają organizację pracy.
Jeśli zaś chodzi o przechowywanie papierów z danymi wrażliwymi i wyjątkowo cennymi (umowy, mapy, obligacje itp.), to konieczne jest posiadanie takich konstrukcji, jak wzmocnione szafy metalowe i gabloty zamykane na klucz oraz sejfy ogniotrwałe. Meble te idealnie chronią dokumenty przed dostępem nieupoważnionych osób, a dodatkowo zabezpieczają je przed działaniem niekorzystnych czynników zewnętrznych, takich jak choćby ogień czy wilgoć.
